Zapytanie ofertowe nr OPS.25.1.2026 - diagnoza potrzeb

Treść ogłoszenia

Zapytanie ofertowe nr OPS.25.1.2026 - diagnoza potrzeb Ząbki, dnia 07.09.2026 r. ZAPYTANIE OFERTOWE prowadzone pn. „ Przeprowadzenie diagnozy potrzeb i potencjału wspólnoty samorządowej w zakresie usług społecznych wraz z opracowaniem raportu z diagnozy ” w ramach projektu nr FEMA.08.05-IP.01-0DWI/25 pn. „ CENTRUM USŁUG SPOŁECZNYCH W ZĄBKACH ”, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027 ZAMAWIAJĄCY: Miasto Ząbki ul. Wojska Polskiego 10 05-091 Ząbki działające przez swoją jednostkę organizacyjną, tj.: Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach ul. Powstańców 2c 05-091 Ząbki POSTANOWIENIA OGÓLNE Postępowanie prowadzone jest zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego wewnętrznymi zasadami udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 170 000 zł netto. Dokumentacja postępowania publikowana jest w Biuletynie Informacji Publicznej Ośrodka Pomocy Społecznej oraz na stronie internetowej Zamawiającego: [link dostępny w aplikacji] Postępowanie oznaczone jest znakiem sprawy: OPS.25.1.2026. Wykonawcy powinni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wskazany znak sprawy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, decydują dane wpisane na załączonym formularzu ofertowym ( załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - OFERTA ). Oferty złożone w innej formie niż na załączniku nr 1 nie będą rozpatrywane. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku złożenia oferty Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Oferta powinna być złożona na wzorze formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Złożenie oferty nie rodzi po stronie Wykonawcy roszczenia o zawarcie umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert, a po upływie tego terminu - z uzasadnionych przyczyn, w szczególności gdy postępowanie obarczone jest wadą, nie wpłynęła żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu albo cena najkorzystniejszej oferty przewyższa środki, które Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość uzupełniania dokumentów składanych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt są w ocenie Zamawiającego rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, w szczególności gdy różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, albo budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami Zapytania Ofertowego lub przepisami prawa, Zamawiający zażąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym dowodów dotyczących wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający oceni wyjaśnienia w konsultacji z Wykonawcą i może odrzucić ofertę wyłącznie wtedy, gdy wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają zaoferowanej ceny lub kosztu. Jeżeli informacje złożone wraz z ofertą stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 85), Wykonawca zobowiązany jest - nie później niż w terminie składania ofert - zastrzec, że informacje te nie mogą być udostępnione, oraz wykazać, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Uzasadnienie zastrzeżenia należy złożyć wraz z ofertą, w formie odpowiadającej formie złożenia oferty. Wykonawcom nie przysługują środki odwoławcze od decyzji Zamawiającego w sprawie wyboru Wykonawcy. KOD CPV: 73110000-6 Usługi badawcze 79315000-5 Usługi badań społecznych PODSTAWA PRAWNA PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA: Prowadzone postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 793), na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, ponieważ wartość zamówienia jest mniejsza niż 170 000 zł netto. Postępowanie prowadzone jest z uwzględnieniem art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 z późn. zm.), zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W RAMACH FEMA: Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach, ul. Powstańców 2c, 05-091 Ząbki, tel. 22 510 98 03, e-mail: [adres e-mail dostępny w aplikacji]. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: tel. 783 220 250, e-mail: [adres e-mail dostępny w aplikacji] lub korespondencyjnie na adres Administratora. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania, wyboru najkorzystniejszej oferty, zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia, kontroli i archiwizacji dokumentacji, a także realizacji i rozliczenia projektu nr FEMA.08.05-IP.01-0DWI/25 pn. „CENTRUM USŁUG SPOŁECZNYCH W ZĄBKACH” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027. Podstawą przetwarzania danych jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, przepisy dotyczące finansów publicznych, funduszy europejskich, archiwizacji dokumentacji oraz - w przypadku danych przetwarzanych w interesie publicznym - art. 6 ust. 1 lit. e RODO. Dane osobowe będą przechowywane przez okres prowadzenia postępowania i wykonywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, zasadami archiwizacji oraz warunkami rozliczenia i trwałości programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027. Podanie danych niezbędnych do udziału w postępowaniu jest warunkiem rozpatrzenia oferty i zawarcia umowy; niepodanie tych danych może skutkować brakiem możliwości udziału w postępowaniu lub zawarcia umowy. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii - na zasadach określonych w RODO. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania sprostowania danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w RODO, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z obowiązku prowadzenia i archiwizacji dokumentacji postępowania. Prawo żądania usunięcia danych przysługuje wyłącznie w przypadkach określonych w RODO i nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. Prawo do przenoszenia danych przysługuje wyłącznie wtedy, gdy przesłanki określone w art. 20 RODO są spełnione. Prawo wniesienia sprzeciwu przysługuje w przypadkach określonych w art. 21 RODO. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przysługuje również prawo jej wycofania bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza RODO. Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, pocztowe, archiwizacyjne i doradcze, a także podmioty dokonujące kontroli, audytu, monitoringu lub ewaluacji. Dane mogą być udostępniane instytucjom uczestniczącym we wdrażaniu, finansowaniu, kontroli i rozliczaniu programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027, w zakresie wynikającym z przepisów prawa i dokumentów programowych. Dane mogą być również udostępniane organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania. Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej; jeżeli takie przekazanie okaże się konieczne, nastąpi wyłącznie na podstawie przesłanek przewidzianych w RODO. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi pn. „Przeprowadzenie diagnozy potrzeb i potencjału wspólnoty samorządowej w zakresie usług społecznych wraz z opracowaniem raportu z diagnozy” na potrzeby projektu nr FEMA.08.05-IP.01-0DWI/25 pn. „CENTRUM USŁUG SPOŁECZNYCH W ZĄBKACH”, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027. Diagnoza stanowi podstawę opracowania Planu Wdrażania CUS i programu usług społecznych oraz powinna zostać przeprowadzona zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 165 z późn. zm.), w szczególności z art. 21 tej ustawy. Przeprowadzona diagnoza powinna - z wykorzystaniem danych ilościowych i jakościowych - odpowiedzieć co najmniej na następujące pytania badawcze: Diagnoza potrzeb wspólnoty samorządowej w zakresie usług społecznych i działań wspierających: Jaka jest struktura mieszkańców Miasta Ząbki oraz zróżnicowanie ich potrzeb, ze szczególnym uwzględnieniem osób starszych, osób z niepełnosprawnościami, osób potrzebujących wsparcia w codziennym funkcjonowaniu, opiekunów faktycznych, rodzin z dziećmi, dzieci i młodzieży oraz osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym? Jakie usługi społeczne, zgodne z katalogiem określonym w ustawie o CUS i zakresem interwencji EFS+, są obecnie dostępne, a jakie pozostają deficytowe? W szczególności należy zweryfikować zasadność, skalę, standard i sposób realizacji usług przewidzianych we wniosku o dofinansowanie: usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania, specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania, usług dziennych w Klubie Samopomocy „Kącik Seniora” oraz transportu door-to-door. Należy również rozpoznać inne istotne deficyty, w tym potrzebę usług „Złotej rączki”, porządkowych, sąsiedzkich, wytchnieniowych i innych form wsparcia środowiskowego, traktując ten szerszy katalog jako hipotezę wymagającą potwierdzenia w badaniu. Które potrzeby wymagają interwencji doraźnej, a które długofalowych usług podnoszących jakość życia, samodzielność i uczestnictwo mieszkańców w społeczności lokalnej? Jaki powinien być zakres, intensywność, częstotliwość i standard poszczególnych usług oraz - w perspektywie trwałości po zakończeniu finansowania projektowego - czy i w jakim zakresie mieszkańcy byliby gotowi ponosić częściową odpłatność, o ile dopuszczają to przepisy prawa i uchwały organów gminy? W jaki sposób mieszkańcy chcieliby korzystać z usług: stacjonarnie, mobilnie, w miejscu zamieszkania, w świetlicach środowiskowych lub innych lokalizacjach? Jakie bariery transportowe, architektoniczne, cyfrowe, komunikacyjne i organizacyjne ograniczają dostęp do wsparcia? W jakim stopniu dla mieszkańców istotny jest rodzaj realizatora usługi - podmiot publiczny, organizacja pozarządowa, podmiot ekonomii społecznej lub podmiot prywatny - oraz jakie warunki jakościowe powinien spełniać realizator? W jakim stopniu lokalny potencjał instytucji publicznych, organizacji pozarządowych, podmiotów ekonomii społecznej, podmiotów leczniczych i innych usługodawców odpowiada popytowi wynikającemu z diagnozy? Jakie zasoby, luki kadrowe, infrastrukturalne i organizacyjne należy uwzględnić? Sformułowanie rekomendacji dotyczących przekształcenia Ośrodka Pomocy Społecznej w Ząbkach w Centrum Usług Społecznych oraz opracowania Planu Wdrażania CUS: Jaki model organizacyjny i sposób świadczenia usług - z wykorzystaniem modelu „jednego okienka”, koordynacji usług i zarządzania przypadkiem - najlepiej odpowiada lokalnym uwarunkowaniom i potrzebom mieszkańców? Jak komunikować ofertę CUS w sposób dostępny, prosty i niedyskryminujący, aby dotrzeć również do mieszkańców, którzy nie są dotychczas klientami pomocy społecznej? Jak zorganizować współpracę CUS z Urzędem Miasta Ząbki, jednostkami organizacyjnymi miasta, placówkami oświatowymi, podmiotami leczniczymi, organizacjami pozarządowymi, podmiotami ekonomii społecznej i innymi interesariuszami? Które zakresy usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o CUS, powinny zostać priorytetowo rozwinięte, w tym jakie co najmniej dwa nowe zakresy usług powinny zostać uruchomione w związku z utworzeniem CUS? Jak określić standardy jakości, zasady kwalifikowania odbiorców, sposoby monitorowania rezultatów, finansowania i zapewnienia trwałości usług oraz jakie rekomendacje należy bezpośrednio przenieść do Planu Wdrażania CUS? Uwaga: szczegółowy katalog pytań badawczych oraz narzędzia badawcze zostaną doprecyzowane w raporcie metodologicznym uzgodnionym z Zamawiającym. Zmiany nie mogą prowadzić do ograniczenia zakresu przedmiotu zamówienia ani minimalnych wymagań określonych w Zapytaniu Ofertowym. Uzyskanie odpowiedzi na pytania badawcze nastąpi co najmniej za pomocą metod i technik badawczych wymienionych w poniższej tabeli: Metody i techniki badawcze Minimalny zakres / próba Analiza desk research Analiza kluczowych danych i dokumentów dotyczących polityki społecznej, usług społecznych i zdrowotnych oraz potencjału wspólnoty samorządowej. Obowiązkowo należy uwzględnić co najmniej: 1. dane GUS/BDL, dane demograficzne i inne wiarygodne źródła statystyczne; 2. Lokalny Plan Deinstytucjonalizacji i Rozwoju Usług Społecznych Miasta Ząbki na lata 2026–2029 oraz Strategię rozwiązywania problemów społecznych gminy Ząbki na lata 2021–2027; 3. najnowszą Ocenę Zasobów Pomocy Społecznej, sprawozdania OPS w Ząbkach, Raport o stanie Miasta Ząbki oraz inne właściwe programy i dokumenty lokalne; 4. wniosek o dofinansowanie projektu nr FEMA.08.05-IP.01-0DWI/25, w tym grupy docelowe, wskaźniki, kamienie milowe i wstępny katalog usług; 5. aktualne materiały eksperckie, wytyczne i dobre praktyki dotyczące tworzenia i funkcjonowania CUS. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) Wywiady prowadzone według uzgodnionego scenariusza, dokumentowane w sposób umożliwiający analizę, z zachowaniem poufności i anonimizacji. Minimum 8 wywiadów IDI. Dobór celowy powinien objąć kluczowych interesariuszy i przedstawicieli grup docelowych, w szczególności OPS/zespołu ds. Planu Wdrażania CUS, Miasta Ząbki i jednostek miejskich, oświaty, ochrony zdrowia, organizacji pozarządowych lub podmiotów ekonomii społecznej, usługodawców oraz mieszkańców wymagających wsparcia lub opiekunów faktycznych. Ostateczną strukturę respondentów Wykonawca uzasadni w raporcie metodologicznym. Badanie ankietowe mieszkańców – CAWI/PAPI Jeden spójny zakres merytoryczny kwestionariusza udostępniany elektronicznie (CAWI) i papierowo lub w formie ankiety wspomaganej (PAPI). Narzędzie musi być napisane prostym językiem i dostępne cyfrowo. Łącznie minimum 200 prawidłowo wypełnionych kwestionariuszy CAWI i PAPI. Zamawiający nie narzuca proporcji między CAWI i PAPI. Wykonawca zaproponuje w metodologii uzasadniony sposób doboru i strukturę próby, a podział między kanałami dostosuje do dostępności respondentów i przebiegu realizacji badania. Kanał papierowy lub wspomagany musi być realnie dostępny, w szczególności dla osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym. Próba powinna obejmować zróżnicowane grupy mieszkańców, ze szczególnym uwzględnieniem grup docelowych projektu. Wyniki CAWI i PAPI tworzą jeden zbiór analityczny; raport powinien podawać liczbę kwestionariuszy uzyskanych w każdym kanale oraz opisywać strukturę próby i ograniczenia wnioskowania. Zogniskowane wywiady grupowe / spotkania konsultacyjno-warsztatowe (FGI) Spotkania prowadzone metodami partycypacyjnymi, umożliwiającymi zabranie głosu osobom o zróżnicowanych potrzebach; ich przebieg i wnioski należy udokumentować i wykorzystać w raporcie. Minimum 2 spotkania, każde z udziałem co najmniej 6 osób. Jedno spotkanie powinno obejmować mieszkańców lub przedstawicieli grup docelowych, a drugie – przedstawicieli instytucji, jednostek miejskich, organizacji pozarządowych, podmiotów ekonomii społecznej, podmiotów leczniczych lub innych usługodawców. Co najmniej jedno spotkanie powinno obejmować konsultację lub walidację wstępnych wyników i rekomendacji. Wykonawca może przeprowadzić większą liczbę spotkań, jeżeli uzna to za metodologicznie uzasadnione; pozostaje to w cenie oferty i nie zmienia końcowego terminu realizacji. Raport końcowy należy sporządzić według reguł budowy raportu badawczego. Raport powinien w szczególności: precyzować potrzeby wspólnoty samorządowej w zakresie usług społecznych i działań wspierających, z rozróżnieniem potrzeb poszczególnych grup mieszkańców; wskazywać istniejące zasoby i potencjał instytucji publicznych, organizacji pozarządowych, podmiotów ekonomii społecznej, podmiotów leczniczych i innych realizatorów usług oraz identyfikować luki w lokalnym systemie wsparcia; oraz zawierać co najmniej: stronę tytułową, spis treści i wykaz używanych skrótów; charakterystykę demograficzną i społeczno-ekonomiczną Miasta Ząbki oraz syntetyczne przedstawienie kluczowych problemów i zasobów lokalnych; opis zastosowanej metodologii i przebiegu badania, w tym celów, pytań badawczych, metod, narzędzi, sposobu doboru i struktury próby, ograniczeń badania oraz sposobu wykorzystania danych i dokumentów zastanych; przedstawienie i interpretację wyników części ilościowej i jakościowej w zakresie potrzeb i potencjału wspólnoty samorządowej, wraz z tabelami, wykresami i czytelnymi odniesieniami do źródeł; wnioski i rekomendacje, w tym ocenę wstępnego katalogu usług ujętego w projekcie, rekomendowany katalog i skalę usług, priorytety do Planu Wdrażania CUS, model organizacyjny, standardy jakości, zasady współpracy i komunikacji oraz propozycje monitorowania i trwałości usług; bibliografię i wykaz źródeł danych; wzory zastosowanych narzędzi badawczych, zestawienie struktury respondentów oraz - w formie zanonimizowanej - materiał analityczny umożliwiający weryfikację wyników. Inne czynności i produkty Wykonawcy: przygotowanie i uzgodnienie z Zamawiającym raportu metodologicznego, zawierającego cele, pytania badawcze, dobór metod i technik, koncepcję doboru próby, harmonogram oraz projekty narzędzi badawczych; przygotowanie narzędzi badawczych w wersji dostępnej, w tym wspólnego rdzenia kwestionariusza CAWI/PAPI, scenariuszy IDI oraz scenariuszy FGI i spotkań konsultacyjno-warsztatowych; pozyskanie, weryfikacja, uporządkowanie i rzetelna analiza danych ilościowych i jakościowych, z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych i anonimizacji; sporządzenie i przekazanie wstępnej wersji raportu, uwzględnienie uwag Zamawiającego oraz przekazanie ostatecznej wersji raportu końcowego; przekazanie zebranych i zanonimizowanych danych, tabel i wykresów w wersji elektronicznej i edytowalnej, w formatach XLSX i/lub DOCX; przekazanie raportu metodologicznego i raportu końcowego w wersji elektronicznej edytowalnej (DOCX) oraz PDF, a także kompletu narzędzi i załączników; przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do narzędzi badawczych, baz i zestawień danych, opracowań, wykresów oraz raportów - na zasadach określonych w umowie. W procesie badawczym Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać zasadę równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, zasadę równości kobiet i mężczyzn, Kartę Praw Podstawowych UE oraz Konwencję o prawach osób niepełnosprawnych. Wykonawca będzie stosował język prosty i dostępny, a produkty cyfrowe przygotuje zgodnie z właściwymi standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027 i standardem WCAG 2.1, w zakresie ad

Dokumenty (9)

• Zawiadomienie o wynikach postępowania OPS.25.1.2026
• Informacja z otwarcia ofert - znak sprawy: OPS.25.1.2026
• Odpowiedzi na pytania Wykonawców 2
• Odpowiedzi na pytania Wykonawców
• Zapytanie ofertowe - znak sprawy: OPS.25.1.2026
• Zał 1 - Formularz oferty
• Zał 2 - Oświadczenia, wykaz osób
• Zał 3 - Projekt umowy
• Zał 4 - załącznik do umowy